Procedimiento Interno

Conforme a lo establecido en la Ley 25/2013 de Impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas, el proveedor que facture a una Administración Pública esta OBLIGADO a presentar en formato electrónico aquellas facturas que superen el importe de 5.000 € y depositarlas en el Punto General de Entradas de Facturas Electrónicas del Estado, de la Comunidad Autónoma o de la Entidad Local que actúa como registro administrativo de las mismas.

1. Datos a facilitar a los proveedores

Para que un proveedor pueda emitir una factura electrónica a la Universidad de Córdoba necesita saber:

  1. En que punto general de entrada de facturas electrónicas tiene que depositarla
  2. Los códigos identificativos que utiliza la Universidad de Córdoba

En este sentido la situación actual es:

  • La Universidad de Córdoba está adherida a FACe, que es el punto general de entradas de facturas del Estado, por lo tanto, es en este registro electrónico/administrativo donde nuestros proveedores deben depositar las facturas que dirijan a la Universidad de Córdoba
  • Los códigos de identificación se conocen como DIR3

Cuando la factura haya de imputarse a una unidad de gasto de un grupo de investigación, contrato art. 83 LOU, proyecto, ayudas, subvenciones, convenios, masteres, cursos, cátedras, etc., el código de unidad tramitadora que hay que indicarle al proveedor es el correspondiente al Departamento al que pertenezca el responsable de la unidad de gasto.

2. Tramitación interna de una factura electrónica

Hasta que se crea la herramienta que dé soporte al Registro Contable de Facturas, el procedimiento de tramitación de una factura electrónica únicamente se puede hacer de forma manual, por lo que se seguirá el siguiente procedimiento:

  • Desde los servicios centrales se procederá a la descarga de la factura electrónica emitida por el proveedor
  • Identificado el destinatario de la misma, por correo electrónico, recibirá una notificación con las instrucciones oportunas para su tramitación, adjuntándole en pdf la factura para que una vez la revise, si es correcta, proceda sin dilación a imprimirla, decretarla, firmarla y, adjuntarle, en su caso, la documentación complementaria necesaria (hoja de inventario, memoria explicativa, sello biblioteca, etc) y enviarla al Servicio de Gestión Financiera y Presupuestaria (Sección Contable), al Servicio de Gestión Económica de la Investigación o al Servicio de Contratación y Patrimonio, según proceda, por el procedimiento habitual (cumplimentando los correspondientes impresos de remisión de facturas)

Ahora bien, ya que estas facturas tienen un tratamiento especial, debido a que hay que reportar a FACe de forma manual la situación por la que van pasando (conformada, pendiente de pago, pagada), al objeto de que el proveedor pueda consultar el estado de tramitación de su factura, deben de enviarse independientemente de las demás facturas en papel u otros justificantes de gasto.

En el caso de no estar de acuerdo con la factura debe indicarnos el motivo de su rechazo para que la podamos devolver a través de FACe.

Aunque se exime al proveedor de la obligación de presentar en formato de factura electrónica aquellas que no superen los 5.000 €, ello no significa que el proveedor tenga el derecho a presentarlas en formato electrónico, lo que implica que si algún proveedor emite facturas electrónicas por importe inferior a los 5.000 € tenemos que aceptarlas y aplicar el procedimiento anteriormente referido.

3. Sobre el registro administrativo de facturas en papel cuyo importe sea igual o inferior a 5.000 €

Recordar que esta norma sólo afecta a la deuda comercial, por lo tanto, sólo son las facturas emitidas por proveedores las que deben registrarse administrativamente, quedando exceptuadas otro tipo de obligaciones de pago como son las dietas, pagos a terceros, pagos a becarios, etc.

Hasta que se crea la herramienta que dé soporte al Registro Contable de Facturas y al objeto de no perturbar en exceso el funcionamiento ordinario, se seguirá el siguiente procedimiento:

  • El proveedor tiene EL DERECHO a presentar en el registro administrativo las facturas en papel cuyo importe sea igual o inferior a 5.000 €. Por lo tanto, si el proveedor presenta sus facturas en los registros de la Universidad (Rectorado o auxiliar de Rabanales), o en los demás registros contemplados en la Ley 30/1992, se les dará registro de entrada y se enviaran a los destinatarios de las mismas que conste en la factura, el cual una vez conformada y decretada debe remitirla, sin dilación, al Servicio de Gestión Financiera y Presupuestaria, al Servicio de Gestión Económica de la Investigación o al Servicio de Contratación y Patrimonio, según proceda, por el procedimiento habitual (cumplimentando los correspondientes impresos de remisión de facturas).
  • Si recibida una factura entregada por un proveedor en el Registro administrativo no se está conforme con la misma, deberá devolverse al proveedor a través del Registro General para que quede constancia del motivo del rechazo de la misma.
  • Con esto, en el registro administrativo quedará reflejada la entrada o salida de cualquier factura.
  • No obstante, si el proveedor prefiere u opta por entregar la factura directamente a la persona que le ha hecho la petición o al responsable de la unidad de gasto correspondiente, se procederá como hasta ahora, enviándolas al Servicio de Gestión Financiera y Presupuestaria, al Servicio de Gestión Económica de la Investigación o al Servicio de Contratación y Patrimonio, que una vez recibidas, serán los encargados de enviarlas al registro administrativo para su registro de entrada antes de pasar al proceso de contabilización y pago.