Desde hace varios años la Universidad de Córdoba ofrece vía web la posibilidad de consultar las bases de datos corporativas, en el portal denominado Secretaría Virtual , que agrupa todas estas funcionalidades para que el usuario pueda conocer e identificar fácilmente los servicios prestados.

Continuando con el acercamiento de la Administración a los usuarios internos y externos de los servicios y las funciones universitarias, durante el curso 2008/09 ha culminado la primera fase de la Administración Electrónica en la UCO, con la creación en noviembre de 2008 de la sede de administración electrónica en el portal web http://e-administracion.uco.es/ donde se puede consultar el catálogo de procedimientos incorporados de forma actualizada y la información necesaria para tramitarlos. La Universidad de Córdoba ha sido pues la primera universidad andaluza que incorpora los objetivos de la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, con los requisitos tecnológicos planteados. El proyecto de Administración Electrónica se desarrolla en la UCO de forma coordinada entre el Servicio de Informática, la Unidad de Archivo, Registro y Admón. Electrónica, y la Gerencia.

Administración Electrónica

La Administración está realizando un gran esfuerzo por utilizar las nuevas tecnologías para facilitar el acceso de los ciudadanos en beneficio de la transparencia. Desde la publicación de la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, las buenas intenciones se han convertido en un derecho del ciudadano.

La Junta de Andalucía, a través de su programa «Universidad Digital», del que la Universidad de Córdoba forma parte, ha contribuido notablemente al desarrollo de las tecnologías de base empleadas en los sistemas de tramitación electrónica y las universidades públicas se han beneficiado de estos desarrollos.

Para la Universidad de Córdoba, la mejora en la calidad de los servicios es un compromiso estratégico y la innovación en el uso de la tecnología es una herramienta al servicio de este compromiso. Es por ello, por lo que está inmersa en un proceso de modernización que a medio plazo le llevará a simplificar sus procedimientos, mejorar la calidad de los mismos y ofrecer canales de interacción con los ciudadanos mucho más ágiles y trasparentes, fruto de lo cual ha surgido el «portal de administración electrónica», pionero en incorporar un sistema completo de tramitación electrónica adaptado a la nueva ley.

Portal e-administración

El portal dispone de información útil así como de un catálogo de procedimientos telemáticos creciente, en el que tanto la comunidad universitaria como el resto de ciudadanos podrán obtener información sobre todos los servicios disponibles, con la posibilidad de iniciarlos telemáticamente, incluyendo el seguimiento de los mismos. Para ello podrán identificarse con un certificado digital reconocido legalmente, incluido el de la Fábrica Nacional de Monenda y Timbre y el DNI electrónico.

Los documentos (solicitudes, documentación adjunta, ...) van a ir firmados digitalmente, tanto por el interesado como por la Universidad, con reconocimiento legal de la firma y su validez puede comprobarse desde el mismo portal.

Además, si el procedimiento lo requiere, la solicitud y la respuesta generan asientos en el «Registro Telemático» de la Universidad. Los documentos llevan sello de registro con número oficial de entrada o salida. Igualmente llevan un sello de tiempo, generado automáticamente a través del «Notario Electrónico» de la Junta de Andalucía. La fecha y hora, importante para algunos procedimientos, es la hora oficial española mantenida por el Real Instituto y Observatorio de la Armada.

Carpeta del ciudadano

Un aspecto fundamental del portal web es la «Carpeta del Ciudadano» la cual permite pasar de la "clásica" oficina de Registro (en la que el proceso acababa con la solicitud) a un sistema interactivo que mantiene al ciudadano informado en todo momento del estado en el que se encuentra el expendiente tramitado. Así pues, el ciudadano podrá consultar cualquiera de los expedientes ya finalizados así como los aún pendientes. Conocer el estado de los mismos, las fases por las que ha pasado, los plazos y cualquier incidencia que hubiera sufrido el trámite en cuestión.

Este portal es el resultado del trabajo conjunto de muchos servicios universitarios que han colaborado para acercar la gestión a los usuarios finales. Sus funciones se amplían y extienden año tras año, convirtiendo este portal en la herramienta natural para interactuar con buena parte de los servicios centralizados.

Secretaría virtual

A las posibilidades de consulta ya incorporadas, durante el curso 2008/09 se han añadido nuevas opciones así como mejoras de la oferta existente aprovechando el proceso de conversión a la imagen corporativa.

Directorio

Buscador de adscripción y datos de contacto del personal de la UCO por diversos criterios de búsqueda

Tarjeta inteligente universitaria (en colaboración con Santander Central Hispano)

Uso para acreditación universitaria, préstamo de libros en Biblioteca, tarjeta deportiva, Gran Teatro, transporte urbano (bonobús estudiantil), acceso a recintos y aulas de informática, control de presencia, monedero electrónico, Tarjeta 4B Maestro

Programa Athenea

Solicitud y trámites para el convenio-programa de adquisición de ordenadores portátiles.

Gestión del mantenimiento asistido por ordenador

Mantenimiento de sistemas y equipos de los servicios universitarios

Docencia e investigación

Acceso identificado a listas de clase, programa Metis de gestión de la investigación, SigID, Aula virtual, encuestas y cuestionarios

Estudiantes

Acceso identificado a datos personales y de carácter universitario, expediente académico, sistema de automatrícula y convocatorias públicas

Gestión económica

Acceso identificado a unidades de gasto adscritas a proyectos y convenios de investigación, y al funcionamiento de departamentos, grupos de investigación, programas de doctorado y postgrado, servicios universitarios, etc.

Gestión de personal

Acceso identificado a datos administrativos, control de presencia, nómina.