El Registro General de la Universidad de Córdoba está ubicado en su Rectorado, y realiza el apunte y asiento de entrada y salida de todo documento del ámbito universitario que lo requiera, así como la distribución de su destino a las diferentes unidades universitarias. Por resolución rectoral de junio de 2007 se creó una oficina delegada del Registro General en el Campus de Rabanales que, situado a 3 km de la ciudad, congrega a un amplio sector de la comunidad universitaria; esta oficina facilita el acceso a este servicio de los usuarios del campus y, con ello, agiliza la circulación interna y externa de su documentación.

También relacionado con la gestión documental, el Archivo de la Universidad de Córdoba realiza una intensa labor de mejora del almacenamiento y custodia de los documentos universitarios que lo requieren.

En este último curso, la implicación de la Unidad de Archivo y Registro en el proceso de implantación de la Administración Electrónica en la Universidad de Córdoba ha ido creciendo, tomando parte activa en las iniciativas de la Comisión de Administración Electrónica y formando su personal parte del equipo humano que en la UCO está impulsando este proyecto. En este sentido se destacan los trabajos desarrollados, gran parte de los cuales de forma conjunta con el personal del Servicio de Informática:

• Instalación del escritorio de comunicaciones internas eCO y de la plataforma Port@firmas a distintos puestos de trabajo del Rectorado, así como asesoramiento y soporte a los usuarios y contribución a la resolución de las incidencias planteadas.
  
• Organización de las sesiones formativas sobre el sistema de gestión de comunicaciones internas eCO (23 de febrero, 15 y 16 de abril y 12 de mayo de 2009).
  
• Análisis de las propuestas de implantación de nuevos procedimientos electrónicos remitidas por distintas unidades y servicios.
  
• Modelado de los procedimientos de Solicitud de cita previa al Servicio de Gestión de Estudiantes y Anulación de cita previa del Servicio de Gestión de Estudiantes.
  
• Asesoramiento a usuarios para la obtención del certificado electrónico de la FNMT y ayuda en la solicitud y descarga del mismo en sus puestos de trabajo.
  
• Elaboración de la Guía para la importación de certificados electrónicos y de la Guía para la exportación de certificados electrónicos.
  
• Asistencia del personal de la Unidad a sesiones formativas de introducción a las herramientas y escritorios (e-CO y Port@firmas, Tramit@ y Model@, y G-3).
  
• Asistencia de un miembro de la Unidad al Seminario sobre racionalización y modelado de procedimientos, celebrado en Sevilla el 17 de julio de 2009, dentro del Plan de Formación del IAAP.
  
• Cotejo de los asientos del Registro Electrónico con los correspondientes del escritorio de tramitación electrónica de procedimientos administrativos Tramit@ para la detección de incidencias y planteamiento de mejoras.
  
• Atención telefónica y por correo electrónico a los usuarios de Administración electrónica.
  
• Colaboración con la organización de la Reunión de las Comisiones Sectoriales de Secretarios Generales y de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones sobre “La Administración Electrónica en las Universidades Españolas” (Córdoba 12 y 13 de marzo de 2009) (Contribuciones al documento de trabajo, apartado Identificación electrónica, diseño de tríptico y cartel)
  
• Atención a los visitantes y usuarios en stand de la Universidad de Córdoba instalado con motivo de la reunión mencionada en el punto anterior.

Muy destacables son asimismo, como en el resto de los servicios y unidades de la UCO, las actividades encaminadas a la mejora de sus procesos, llevada a cabo por el grupo correspondiente (del que hay que destacar está integrado por todos los miembros del personal de la Unidad), por lo que se ha reservado para ellas en esta memoria un apartado específico.

Común también a toda la Unidad es el empeño por disponer de una página web en la que ofrecer la información actualizada y útil sobre los servicios que presta a la comunidad universitaria y usuarios externos y, en este sentido, se encuentra en fase de evaluación, previa a su puesta en explotación, la nueva página diseñada.

• Creación de un espacio en el sistema de distribución de cursos Moodle, denominado “Grupo de mejora para la calidad de los servicios públicos: Unidad Funcional de Archivo y Registro”, que actúa como un foro dinámico y abierto en el que todos los miembros de la Unidad están informados de las actividades que se están realizado y participan en la consecución de la mejora de la calidad.
• Modificación del mapa de procesos, de las fichas de los procesos, del sistema de indicadores y de los diagramas de flujo.
• Elaboración de los manuales de los procesos nucleares y de la Carta de Servicios de la Unidad, aprobada en Consejo de Gobierno de 24 de julio de 2009.
• Implantación del sistema de seguimiento de los indicadores de los procesos nucleares de la Unidad y medición de los mismos.
• Recepción del informe de resultados de la encuesta de satisfacción de los clientes y usuarios (puntuación de 1 a 5) de la Unidad de Archivo y Registro (curso 2008-2009), del que se desprende que se han recibido 91 encuestas y que en valoración total (4,17) se está por encima de la media de la UCO (4,02).

Actividades y servicios básicos de Archivo

Solicitudes de consulta, préstamo o reproducción de documentos atendidas 175
Unidades documentales consultadas, prestadas o reproducidas 396
Unidades de instalación inventariadas 687
Unidades de instalación revisadas 713
Metros lineales de documentos incorporados 53
Transferencias de documentos realizadas 13
Unidades de instalación transferidas 447

Registro de documentos

Total de documentos registrados 40055
De salida 12326
De entrada 27729 (62.2% Registro Gral.; 37.8% Registro Auxiliar)

Solicitudes de Certificado de la FNMT

El número de solicitudes tramitadas desde la oficina de la UCO, radicada en sus dos registros, ha experimentado un incremento significativo del 59.4% con respecto al año anterior, hasta un total de 287 solicitudes.
En el Registro General: 56.1%
En el Registro Auxiliar: 43.9%

Actividades formativas

Curso del Plan de Formación UCO: “Conservación y restauración de fondos documentales (edición avanzada)”.
Curso de la Junta de Andalucía: “Sistema de Información Archiva”, celebrado en Córdoba.
Jornadas de Secretarios Generales de la CRUE (Cádiz, noviembre 2008).
Taller de Firma Electrónica del Banco de Santander, celebrado en Madrid.
Curso del Plan de Formación UCO: “Gestión por Procesos”.
Asistencia y participación activa en la organización de la Reunión de las Comisiones Sectoriales de la CRUE de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y de Secretarios Generales de Universidades Españolas” (Córdoba, marzo de 2009).
Curso el Plan de Formación UCO: “Modelo EFQM de Excelencia y Autoevaluación”.