Servicio de Informática

Aunque la mayoría de los usuarios de la UCO tienen una amplia experiencia en el uso del correo electrónico, es conveniente tener en cuenta una serie de normas para un correcto uso:

- Cuidado al revelar la lista de destinatarios. Es aceptable dejar la lista de destinatarios visible cuando se envía un correo a personas que se conocen todas entre sí y se pretende que puedan contestar a todos los demás. Sin embargo, cuando no se da esta circunstancia, es preferible, para no facilitar la recolección de direcciones que pudieran ser usadas en su momento para enviar correo basura, o bien usar la opción de copia oculta en los envíos masivos (según los clientes, aparece como CCo o Bcc), o bien usar listas de distribución o programas específicos para ello.

- Formatos y tamaño de los ficheros enviados. Cuando un documento ha sido generado digitalmente, no es conveniente imprimirlo y escanearlo para adjuntarlo a un correo electrónico: la copia así generada será de baja calidad y ocupará mucho espacio en disco). Puede enviarse en su formato original si se tiene la constancia de que los destinatarios podrán leerlo (asumiendo por ejemplo que tienen instalado Microsoft Office si se le envía un .doc) o pasarlo digitalmente a un formato de intercambio abierto y ampliamente extendido, como el PDF para documentos o el jpg para imágenes.

- Límite el tamaño de los mensajes y el uso de adjuntos. Por economía de espacio en los servidores de correo, especialmente cuando se envía un correo a varias personas, es conveniente limitar en lo posible el tamaño del mismo. Tenga además en cuenta que el destinatario puede tener problemas para leerlos, bien por su excesivo tamaño o porque el tipo de fichero (.exe, .vbs, ...) puede estar prohibido en el sistema receptor. Para ello pueden usarse las siguientes técnicas:

- Si los documentos están disponibles en una página web (por ejemplo una noticia de prensa o una ley), enviar un enlace al mismo en lugar del documento como adjunto. Esto tiene la ventaja adicional de permitir al destinatario acceder a la información en el contexto que el autor de la misma quiso que estuviera.

- Enviar los documentos comprimidos (en .zip o .rar) cuando esta compresión suponga un ahorro significativo de espacio, como suele ocurrir en los documentos .doc o .ppt.

- Cuando enviemos un adjunto indicar en el texto del mensaje cual es su contenido y su propósito para evitar que el destinatario sospeche de que se trata de un virus.

- Si se va a enviar un documento que es grande o va dirigido muchas personas, usar servicios de envío de documentos que permiten enviar en el texto sólo enlaces a los documentos finales. De este modo, no se multiplicará por el número de destinatarios el espacio ocupado por el documento original. En la UCO tenemos dos sistemas de este tipo, llamados consigna y eloads:

http://www.uco.es/consigna

http://webmail.uco.es/eloads

- No mantener correos en la Bandeja de entrada, esta es solamente para el correo pendiente de lectura, el correo en la bandeja de entrada solamente debe permanecer 1 día, si no da tiempo a leerlo debe ser transferido a otra carpeta (por ejemplo pendiente), el acumular correos en la bandeja de entrada repercute en la lentitud del servidor de correo.

- Borrar correos de la carpeta elementos enviados, esta carpeta funciona igual que la bandeja de entrada y también repercute en la lentitud del servidor.

- No responder al correo no solicitado. Responder al correo no solicitado (spam) es una forma de aumentar la cantidad de correo basura en nuestro buzón ya que indica al remitente que la cuenta es leída. Los mensajes no deseados (incluidos los que contiene o contenían virus) deben borrarse sin más.

- No abrir ficheros que no esperamos. Aunque procedan aparentemente de personas conocidas no debemos abrir mensajes no esperados que contengan adjuntos ya que puede tratarse de virus Aunque el servicio antivirus del correo UC los haya limpiado es bueno tener esta costumbre.

- No difundir correo no solicitado. No reenvié correo no solicitado (cadenas de mensajes, publicidad, rumores y bulos (por ejemplo sobre virus)...). Solo está contribuyendo a aumentar el correo no solicitado entre sus conocidos.

- Dar nuestra dirección con moderación. No proporcione su dirección de correo en webs de dudosa confianza o que puedan enviarle publicidad no deseada. Atentos al rellenar formularios para no indicar sin saberlo que queremos recibir publicidad. Es una buena idea disponer de un cuenta gratuita para registrarnos en este tipo de sitios.

- Diferenciar entre correo profesional y personal. Obtenga una cuenta de correo electrónico para asuntos personales. De esta forma podrá reducir el volumen de correo de su buzón profesional en la UC, manteniendo este para sus fines adecuados.

- Usar un estilo de redacción adecuado al destinatario. La forma de redacción debe adecuarse al destinatario. No escriba en mayúsculas ya que implica gritar. Utilice los smileys (símbolos de caras) con moderación y nunca en un mensaje formal. Si el contenido de un mensaje le irrita, no conteste de forma inmediata, haga antes una pausa. Tenga en cuenta que se trata de comunicación escrita.

- Incluya un "Asunto" del mensaje. Indique en el campo "Asunto" una frase descriptiva del mensaje. Esto facilita la clasificación, recuperación y lectura al destinatario y constituye una norma de cortesía.

- Limite el tamaño de las firmas automáticas. Las firmas automáticas y otro tipo de texto de inclusión automática debe ser lo más esquemáticas posibles. No incluya imágenes o información innecesaria. Limítelo a sus datos de contacto esenciales. Tenga presente si quiere que estos datos sean visibles cuando escribe a ciertas personas o a listas de distribución. En el lado opuesto nunca deje de identificarse con nombre y apellidos cuando nos dirigimos a personas desconocidas.

- No utilice estilos ni adornos innecesarios. Limite el uso de mensajes en formato HTML cuando sea estrictamente necesario para una mejor organización del texto. No utilice estilos con fondos de mensaje ya que recargan (en todos los sentidos) el correo y pueden provocar problemas en el destinatario.

- Respete la privacidad de los mensajes y el destinatario. No reenvié mensajes destinados a usted sin el permiso del remitente, sobre todo aquellos con contenido conflictivo o confidencial. No abuse de nuevas funcionalidades como el "aviso de lectura", su eficacia práctica es escasa y puede suponer una intromisión en la privacidad del destinatario.

- Ordenar las columnas por tamaño del mensaje periódicamente. Así podremos ver los mensajes que mas espacio nos están ocupando, para proceder a su eliminación o salvar en otro lugar si no son necesarios.

Notas sobre el correo basura (SPAM)

Todos los usuarios de correo electrónico hemos observado que el problema del llamado SPAM se ha ido agravando durante los últimos años. Este término se refiere a los mensajes que no hemos solicitado y nos envían con fines principalmente comerciales (aunque a veces pretenden difundir otros tipos de información, o son timos). El problema ha llegado al extremo de que hay usuarios que reciben diariamente docenas de mensajes de este tipo.

Hay que tener en cuenta que este uso del correo es totalmente ilegítimo, por lo que quienes los envían suelen falsear las cabeceras de los mensajes, de forma que a veces parece que han sido enviados por algún conocido e incluso que van destinados a una dirección distinta de la nuestra.

Quienes se dedican a enviar esta basura usan listas enormes de direcciones de correo que han recopilando de distintas formas:

- Recorriendo páginas Web. Por eso no es conveniente poner direcciones de correo en ellas.

- A veces usan tecnologías de los virus para infiltrarse en el ordenador de un usuario, leer la libreta de direcciones y enviarla al spammer.

- También puede ser que hayamos escrito nuestra dirección de correo en algún formulario Web no muy fiable, de donde haya ido a parar a manos de estos indeseables.

Existen otras formas, pues sus técnicas han llegado a un alto grado de sofisticación.

Este fenómeno constituye una grave amenaza al servicio de correo electrónico tal como existe actualmente, pues va en aumento y no tiene fácil solución. El problema es semejante al de los virus: con los protocolos y tecnologías de correo electrónico actuales es imposible discriminar de forma automatizada y totalmente fiable si un mensaje es o no SPAM. A medida que se toman medidas más o menos heurísticas para intentar detectarlo, aquellos que se dedican a enviar estos mensajes van depurando sus técnicas para anularlas.

Debido a esta falta de absoluta fiabilidad, es muy delicado rechazar mensajes mediante el uso de este tipo de técnicas porque podrían suponer la pérdida de mensajes válidos e importantes, lo cual pocos usuarios considerarían aceptable.

Cada institución tiene que decidir cómo afrontar este problema. Algunas usan técnicas más agresivas con el riesgo de la pérdida de mensajes válidos. Otras utilizan programas comerciales que pueden tener el mismo problema. Otras no toman ninguna medida, de forma que el usuario recibe todos los mensajes, dejándole la responsabilidad de decidir lo que debe rechazar, aun a pesar de la molestia que ello supone.

En la UCO, como un compromiso entre control y riesgo, hace algunos años que usamos algunas listas negras. Se trata de relaciones de ordenadores que se sabe que generan en gran cantidad este tipo de mensajes, o que están mal configuradas y permiten que se envíen a través de ellas. El problema es que estas listas están mantenidas por organizaciones ajenas a nosotros, cada una con sus propios criterios. Por ello únicamente usamos algunas de las que se consideran más fiables, aunque en algunas instituciones usan bastantes más, a pesar de sus riesgos.

Otro tipo de soluciones que se han adoptado últimamente se basan en el uso de técnicas estadísticas mediante las cuales nuestro programa de correo aprende a distinguir el correo válido del que no lo es tras un periodo de entrenamiento en el cual el usuario debe indicar al programa qué mensajes son SPAM. Pasado un tiempo, el propio programa se encarga de marcar, borrar o mover a alguna carpeta especial los mensajes que considere sospechosos.

Estas técnicas suelen funcionar relativamente bien, pero tienen sus inconvenientes:

- Debe ser entrenado por cada usuario para adaptarse al tipo de mensajes que suele recibir, el tipo de vocabulario dominante, etc... Por tanto no es práctico usar este tipo de filtros en los servidores de correo.

- Conviene revisar las decisiones del programa, con lo cual normalmente no nos evitamos un repaso a todos los mensajes.

- Como ocurre con los antivirus, pueden dar una falsa sensación de seguridad.

Un programa de correo que incluye esta funcionalidad es el Mozilla Thunderbird (excelente programa, por cierto).

Valga todo lo dicho para explicar porqué el Servicio de Informática no puede eliminar el problema (tampoco pueden en ningún otro sitio) y las razones por las que hasta ahora no ha adoptado medidas más agresivas contra el problema (fundamentalmente, el riesgo de pérdidas de mensajes).

Actualmente estamos trabajando para implantar nuevas medidas de control del correo basura, tales como etiquetar los mensajes considerados Spam para hacer más fácil al usuario su eliminación y la implantación de un sistema centralizado de clasificación estadístico entrenable de forma sencilla por los usuarios.

Listas de correo

Las listas de correo constituyen una forma de comunicación entre una comunidad de usuarios muy efectiva. Una lista es, en resumen, una dirección de correo que funciona de forma tal que al enviarse un mensaje a la misma, todas las personas que están apuntadas (suscritas) a lista reciben una copia.

Es ésta una aplicación del correo-e que no tiene equivalente en el correo tradicional.

La dirección de correo-e de la lista está configurada de forma que los mensajes enviados a ella son procesados por un programa (el gestor de listas de correo), que se encarga de enviar copia a todos los suscriptores. Pero además las listas de correo proporcionan una serie de servicios como:

- Mecanismos para que los usuarios puedan suscribirse a la lista o borrarse de ella.

- Guarda copia de todos los mensajes enviados y normalmente permite que puedan ser consultados.

- Puede enviar periódicamente resúmenes de los mensajes mandados a la lista.

- En función de su configuración, controla quién puede suscribirse, si sólo los miembros o todo el mundo puede enviar a la misma, y si aun así los envíos deben ser autorizados antes por un administrador de la lista, etc...

Generalmente existe otra dirección de correo-e asociada a la lista, también gestionada por el software gestor de listas, pero que sirve para enviarle mensajes 'administrativos'. Algunos gestores de listas usan para este caso una dirección del 'tipo lista-request@...'. En otros casos no existe una dirección administrativa para cada lista sino una única. En este caso hay que indicar en los mensajes administrativos a qué lista nos queremos referir.

Por ejemplo, en la UCO usamos el gestor de lista llamado Majordomo. Existe una única dirección adminsitrativa: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.. Si un usuario desea suscribirse a la lista (es sólo un ejemplo) Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., debería mandar un mensaje a ' Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.' con el siguiente contenido: subscribe Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

El usuario recibirá automáticamente un mensaje de vuelta indicándole si su petición ha tenido éxito o por el contrario hay algún problema.

Actualmente muchos los gestores de listas de correo permiten que este tipo de operaciones puedan ser realizadas vía Web. No es el caso de Majordomo.

Uso de las direcciones de los mensajes en las listas de correo

Las listas son un caso especial porque no son envíos persona-a-persona. Algunas cosas que hay que tener en cuenta:

- Aquí una persona envía un mensaje a la dirección de la lista, pero es el software que gestiona la lista el que lo envía a sus destinatarios. En los envíos normales, si un mensaje no llega a su destino por cualquier problema, el remitente recibe un mensaje (automáticamente generado por un programa de gestión de correo, un MTA) informándole del problema.

En una lista de correo, con potencialmente miles de suscriptores, es habitual que por cada envío se produzcan algunos errores (cuentas de suscriptores que han dejado de existir, o que sus servidores tienen problemas, etc.). Todos ellos generan mensajes de error que no deben ir a la persona que envió el mensaje original, ni tampoco al software que gestiona la lista (¿qué iba a hacer con ellos?) sino a la persona que gestiona el servidor de listas o al administrador de la lista concreta. Como los mensajes de error que genera un envío se mandan al remitente del sobre, los mensajes de listas de correo suelen llevar en ese lugar una dirección del tipo 'lista-owner@...' que es una dirección que en el gestor de listas de correo será un alias a la dirección real de la persona encargada.

- Cuando respondemos a un mensaje que nos ha llegado de una lista de correo, la respuesta puede ir al remitente original del mensaje o a la propia lista, algo muy habitual, de forma que los 'debates' que se generen sean públicos, pues se supone que interesan a todos.

Sin embargo, el remitente del mensaje (cabecera From:) debe ser la persona que realmente envió el mensaje, es lo que nos interesa. Si pulsamos el botón 'Reponder' de nuestro programa de correo, parece que el mensaje irá a esa persona, ¿no? Para estos casos existe una cabecera, 'Reply-To:', que indica a quién deben ir las respuestas. Si no existe, irán a la dirección remitente del mensaje (no del sobre).

Esa cabecera la habrá puesto el gestor de listas de correo si la lista está configurada para que las respuestas vayan a ésta en vez de al autor del mensaje.

-La dirección destino del mensaje no suele ser la personal nuestra, sino la de la lista (aunque la dirección destino del sobre sí fué la nuestra, de otra forma no nos habría llegado el mensaje). Se hace así para que distingamos claramente que ese mensaje lo recibimos a través de la lista, de otra forma sería difícil poderlo saber. De todas formas muchos gestores de listas añaden al principio del asunto (cabecera Subject:) de todos los mensajes que se envían el nombre de la lista entre corchetes. Por ejemplo: Asunto: [UsuariosLinux] Pregunta sobre...