Investigadores – Relación con empresas – Contratos y convenios

PRESENTACIÓN

El artículo 83 de la Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades (LOU) establece que:

1. Los grupos de investigación reconocidos por la Universidad, los Departamentos y los Institutos Universitarios de Investigación, y su profesorado a través de los mismos o de los órganos, centros, fundaciones o estructuras organizativas similares de la Universidad dedicados a la canalización de las iniciativas investigadoras del profesorado y a la transferencia de los resultados de la investigación, podrán celebrar contratos con personas, Universidades o entidades públicas y privadas para la realización de trabajos de carácter científico, técnico o artístico, así como para el desarrollo de enseñanzas de especialización o actividades específicas de formación.

2. Los Estatutos, en el marco de las normas básicas que dicte el Gobierno, establecerán los procedimientos de autorización de los trabajos y de celebración de los contratos previstos en el apartado anterior, así como los criterios para fijar el destino de los bienes y recursos que con ellos se obtengan.

Los Estatutos de la Universidad de Córdoba, en su artículo 143 regulan este tipo de contratos:

Artículo 143. Procedimiento de autorización de contratos y convenios.

1. Con respecto a las normas básicas a que se refiere el artículo 83.2 de la LOU, los contratos podrán ser suscritos por:
a)  El Rector, en nombre de la Universidad.
b)  Los Directores de Departamentos.
c)  Los Directores de Institutos Universitarios de Investigación.
d)  Los investigadores responsables de los Grupos de Investigación.
e)  Los profesores, en su propio nombre.
En los supuestos de las letras b), c), d) y e), será necesaria la previa autorización del Rector  (SAC) e informe del correspondiente Departamento e Instituto Universitario de Investigación. La autorización no podrá ser denegada salvo causa debidamente justificada de carácter científico, técnico o artístico.

2. Igualmente, el Consejo de Gobierno establecerá el procedimiento de tramitación de los convenios que afecten a los Grupos de investigación, Departamentos, Institutos y profesorado.

3. Los contratos suscritos por el profesorado se tramitarán con carácter previo a su firma, a través de la estructura organizativa que la Universidad establezca para la canalización de las iniciativas investigadoras del profesorado y la transferencia de los resultados de la investigación.

4. Los contratos suscritos por Grupos de investigación, Departamentos e Institutos Universitarios de Investigación, se tramitarán a través de la estructura organizativa que se alude en el apartado anterior, o de los servicios administrativos de gestión de la investigación.

5. Los convenios que deban ser desarrollados por Grupos de investigación, Departamentos e Institutos Universitarios de Investigación y el profesorado, deberán tramitarse a través de los servicios administrativos de gestión de la investigación.

6. Existirá un registro de contratos y convenios.

Asimismo, existe una normativa de la Universidad de Córdoba para la contratación de trabajos de carácter científico, técnico o artístico, aprobada en la Junta de Gobierno celebrada el 21/12/1993, que regula quién puede firmar los contratos en función de la cuantía de los mismos:

1) Los Profesores de la Universidad de Córdoba, individualmente o de forma conjunta dos o más de ellos, podrán celebrar contratos con entidades públicas o privadas para la realización de trabajos científicos, técnicos o artísticos o para el desarrollo de cursos de especialización. Los contratos serán firmados por el profesor o profesores contratantes, siempre que la cuantía global de los mismos no supere el sueldo bruto mínimo anual de un Catedrático de Universidad a tiempo completo *. Se entiende por sueldo bruto mínimo anual de un Catedrático de Universidad a tiempo completo la totalidad de las percepciones a que tiene derecho el mismo anualmente, excluidos únicamente los complementos por antigüedad.

2) Los Departamentos e Institutos Universitarios podrán celebrar los contratos a los que se refiere el número uno anterior. Los contratos serán firmados por el Director del Departamento o Instituto correspondiente, siempre que la cuantía global de los mismos no supere el cuádruplo de la cantidad a que se refiere el número anterior *.

3) Aquellos contratos cuya cuantía exceda de los límites previstos en los apartados anteriores o que impongan a la Universidad o a cualquiera de sus Departamentos o Institutos cualquier tipo de obligación o responsabilidad diferente de la que deriva de la propia realización del trabajo deberán ser autorizados y firmados por el Rector de la Universidad, a propuesta del profesor, profesores, Departamento o Instituto correspondientes.

* Para el año 2016 , las cuantías anteriores son 40.557,80 € y 162.231,20 €

Teniendo como base esta normativa, la OTRI gestiona las relaciones contractuales de la Universidad de Córdoba en el campo de la investigación con su entorno socio-económico (empresas, Administración Central, Administración Autonómica, Corporaciones locales….).

La actuación de nuestra oficina en la gestión de los contratos comienza a partir de una relación preestablecida, bien por la propia OTRI, por el investigador implicado, o a demanda de la entidad contratante. Las principales actuaciones de nuestra oficina en este proceso son las siguientes:

  • Asesoramiento al profesorado sobre:
    a)  Procedimientos a seguir para la contratación y documentación necesaria.
    b)  Modelo de contrato y cláusulas de mayor interés a incluir en los mismos.
    c)  Elaboración del presupuesto.
  • Revisión y corrección de los contratos propuestos por profesores o empresas y negociación de sus términos y condiciones.
  • Tramitación administrativa para el proceso de contratación.
  • Facturación a la entidad/institución.

PROCESO DE CONTRATACIÓN

Para poder llevar a cabo un trabajo entre la Universidad y una entidad pública o privada se debe formalizar un contrato cuya tramitación ha de seguir los siguientes pasos:

  1. Solicitud de Autorización de Contrato (SAC)
  2. Firma del contrato
  3. Solicitud de emisión de factura (SEF)
  4. Prórrogas/modificaciones de contratos (cuando proceda)

1. Solicitud de Autorización de Contrato (SAC)

La normativa establece que los contratos suscritos por el profesorado necesitan la autorización previa del Rector. Para obtener esta autorización se sigue el  siguiente proceso establecido por la OTRI.

1. Cumplimentación y envío a la OTRI del formulario de solicitud de autorización de contrato.
La primera página ha de ir firmada por el investigador responsable y por el Director del Departamento. En la segunda página debe firmar el personal de la UCO que participe en la ejecución del contrato, incluido el responsable.
Debe enviarse a la OTRI la solicitud original en papel, aunque puede adelantarse escaneada en color, por correo electrónico a la dirección otri@uco.es, indicando en el asunto que se trata de una solicitud de autorización de contrato (SAC) y el nombre y apellidos del responsable.

2. Revisión por la OTRI.
Cuando este documento llega a la OTRI se procede a su revisión, y si se detecta algún error se le comunica al solicitante para su subsanación. Si todo es correcto la Dirección de la OTRI firma un impreso de autorización del mismo y se envía al Rector para su resolución definitiva.

3. Aprobación del Rector.
Si la resolución del Rector es positiva, la autorización es devuelta a la OTRI con su firma.

4. Por último, la OTRI envía al profesor la autorización de contrato y le comunica el número de referencia asignado al expediente, que se deberá usar en cualquier trámite posterior relacionado con el mismo.

Proceso SAC

2. Firma del contrato

Los trabajos de carácter científico, técnico o artístico, contemplados en el Art.83 de la Ley Orgánica de Universidades, pueden ser de diferente naturaleza por lo que el modelo de contrato a utilizar y su clausulado dependerán del tipo de trabajos a realizar y de las condiciones relacionadas con la titularidad de los resultados:

Modelos de contratos
> Modelo de contrato de prestación de servicios.
> Modelo de contrato de asesoría científico-técnica.
> Modelo de contrato de proyecto de investigación.
> Modelo de contrato de cesión del derecho de uso de un programa informático.

También se puede usar un modelo diferente, a propuesta de la empresa , siempre que sea revisado previamente por la OTRI. Cuando el responsable por parte de la UCO firme el contrato con la entidad/empresa deberá enviar una copia de éste (no es necesario original) a la OTRI en formato papel o por correo electrónico  a otri@uco.es, indicando en el asunto que se trata de un contrato e incluyendo el número de referencia OTRI del expediente.

Proceso Contrato

3. Solicitud de emisión de factura

Cuando proceda la emisión de alguna factura, el investigador responsable deberá comunicarlo a la OTRI. Para poder emitir la factura los dos trámites anteriores deben estar completados. La emisión de factura se puede solicitar:

a) A través de  la Sede Electrónica de la UCO.

b) Cumplimentando el impreso de Solicitud de Emisión de Facturas (SEF). En este último caso, el impreso, una vez relleno y firmado, puede enviarse de dos formas a la OTRI:

– Por correo electrónico a otri@uco.es. En este caso, se enviará el impreso escaneado en color , con la firma original o bien el impreso en formato .doc en el que se haya insertado la firma escaneada en color. (En el asunto se indicará: SEF_Nº referencia OTRI del expediente).

– En papel.

En el apartado de observaciones deberá indicarse cualquier requisito adicional de la factura, como la necesidad de uno o varios duplicados, dirección de envío alternativa, etc.

Proceso SEF

4. Prórrogas/modificaciones de contrato

En los casos en los que un contrato vaya a ser prorrogado, siempre que esta posibilidad esté recogida en las cláusulas del mismo, el profesor deberá comunicarlo a la OTRI mediante la solicitud de  Prórroga/ Modificación de Contratos. Dicha solicitud irá acompañada de una carta o adenda firmada por ambas partes que refleje la voluntad de proseguir con el contrato, y, cuando la prórroga implique un presupuesto adicional, de una nueva memoria económica.

Este impreso también se utiliza para posibles modificaciones que puedan acordar ambas partes una vez iniciado el contrato (ampliaciones del presupuesto, modificación de las fechas de ejecución, inclusión de nuevo personal participante en el proyecto…)

El envío de la solicitud a la OTRI puede hacerse:

a) A través de la Sede Electrónica de la UCO.

b) Cumplimentando el impreso de Solicitud de Prórroga/Modificación de Contratos . En este último caso, el impreso original, debe enviarse a la OTRI en papel, aunque puede adelantarse por correo electrónico, a la dirección otri@uco.es una copia escaneada en color, indicando en el asunto que se trata de una solicitud de Prórroga/Modificación y el Nº referencia OTRI del expediente.

Documentos:

  1. Encuesta calidad OTRI
  2. Formulario de solicitud de autorización de contratos
  3. Modelo de contrato de prestación de servicios
  4. Modelo de contrato de asesoría científico-técnica
  5. Modelo de contrato de proyecto de investigación
  6. Modelo de contrato de cesión del derecho de uso de un programa informático
  7. Formulario de solicitud de modificación/prórroga de contratos
  8. Solicitud de emisión de facturas

NORMATIVAS

SOLICITUD INFORME DE PARTICIPACIÓN

Desde la OTRI se emiten informes que acreditan la participación en contratos Art. 83 o en convenios. Si desea solicitar un informe puede hacerlo de dos formas:

a) A través de la Sede Electrónica de la UCO.

b) Cumplimentando el Impreso de solicitud de Informe de Participación, con todos los datos que sean posibles, y remitiéndolo por correo electrónico a otri@uco.es, dirigido al Director/a de la OTRI.

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Técnico Contratos y Convenios de I+D
Eva Mª Baeza Romero
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