Nota informatica sobre la Factura Electrónica
Conforme a lo establecido en la Ley 25/2013 de Impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas, el proveedor que facture a una Administración Pública está OBLIGADO a presentar en formato electrónico aquellas facturas que superen el importe de 5.000 € y depositarlas en el Punto General de Entradas de Facturas Electrónicas del Estado, de la Comunidad Autónoma o de la Entidad Local, que actúa como registro administrativo de las mismas.
1.- Datos a facilitar a los proveedores.
Para que un proveedor pueda emitir una factura electrónica a la Universidad de Córdoba, necesita saber:
1º. En qué punto general de entrada de facturas electrónicas tiene que depositarla.
2º. Los códigos identificativos que utiliza la Universidad de Córdoba, conocidos como DIR3.
En este sentido la situación actual es la siguiente:
1. La Universidad de Córdoba está adherida a FACe, que es el punto general de entrada de facturas del Estado, por lo tanto, es en este registro electrónico/administrativo donde nuestros proveedores deben depositar las facturas que dirijan a la Universidad de Córdoba.
2. Los códigos de identificación que se conocen como DIR3 son:
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Órgano gestor: |
U00600001 |
En nuestro caso la Universidad de Córdoba. |
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Oficina contable: |
U00600106 |
Servicio de Gestión Financiera y Presupuestaria |
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Unidad Tramitadora: |
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Depende del Centro, Departamento, Servicio o Vicerrectorado que realice la petición. El proveedor deberá solicitar a la persona que le hace el encargo el código de la Unidad Tramitadora (1) |
(1) Cuando la factura haya de imputarse a una unidad de gasto de un grupo de investigación, contrato art. 83 LOU, proyecto, ayudas, subvenciones, convenios, másteres, cursos, cátedras, etc., el código de unidad tramitadora que hay que indicarle al proveedor es el correspondiente al Departamento al que pertenezca el responsable de la unidad de gasto.
El proveedor puede acceder a la codificación FACe para la Universidad de Córdoba en el siguiente enlace https://face.gob.es/es/. Además es ahí donde debe depositar su factura.
Estos tres códigos son obligatorios, pero existe otro opcional y que, sin embargo, para nosotros es imprescindible que lo cumplimente el proveedor, al objeto de identificar quién le ha hecho el encargo y es el de:
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Órgano proponente: |
Este campo es libre (no está codificado) y en él se debe indicar el número de la Unidad de Gasto que asume la factura. |
Además, también es conveniente que el proveedor indique en alguna parte de su factura el nombre de la persona que le hace el encargo y, en su caso, el número del expediente UCompras o del expediente de contratación.
Con estas premisas ya se delimita a quién dirigirse para solicitar la conformidad de la factura electrónica.
Se ha preparado la siguiente página web http://www.uco.es/facturae/ al objeto de dar debida información a los proveedores y a la comunidad universitaria para la gestión de la factura electrónica, se recomienda su consulta.
2.- Tramitación interna de una factura electrónica.
Hasta tanto se crea la herramienta que dé soporte al Registro Contable de Facturas, el procedimiento de tramitación de una factura electrónica únicamente se puede hacer de forma manual, por lo que se seguirá el siguiente procedimiento:
- Desde los servicios centrales se procederá a la descarga de la factura electrónica emitida por el proveedor.
- Identificado el destinatario de la misma, por email recibirá una notificación con las instrucciones oportunas para su tramitación, adjuntándole en formato pdf la factura, para que, una vez la revise, si es correcta, proceda sin dilación a imprimirla, decretarla, firmarla y adjuntarle, en su caso, la documentación complementaria necesaria (hoja de inventario, memoria explicativa, sello biblioteca, etc) y enviarla al Servicio de Gestión Financiera y Presupuestaria (Sección Contable), al Servicio de Gestión Económica de la Investigación o al Servicio de Contratación y Patrimonio, según proceda, por el procedimiento habitual (cumplimentando los correspondientes impresos de remisión de facturas).
Ahora bien, ya que estas facturas tienen un tratamiento especial, debido a que hay que reportar a FACe de forma manual la situación por la que van pasando (conformada, pendiente de pago, pagada), al objeto de que el proveedor pueda consultar el estado de tramitación de su factura, deben de enviarse, independientemente de las demás facturas en papel u otros justificantes de gasto.
En el caso de no estar de acuerdo con la factura debe indicarnos el motivo de su rechazo para que la podamos devolver a través de FACe.
Aunque se exime al proveedor de la obligación de presentar en formato de factura electrónica aquellas que no superen los 5.000 €, ello no significa que el proveedor no tenga el derecho a presentarlas en formato electrónico, lo que implica que si algún proveedor emite facturas electrónicas por importe inferior a los 5.000 € tenemos que aceptarlas y aplicar el procedimiento anteriormente referido.
3.- Sobre el registro administrativo de facturas en papel cuyo importe sea igual o inferior a 5.000 €.
Recordar que esta norma sólo afecta a la deuda comercial, por lo tanto, sólo son las facturas emitidas por proveedores las que deben registrarse administrativamente, quedando exceptuadas otro tipo de obligaciones de pago como son las dietas, pagos a terceros, pagos a becarios, etc.
Hasta tanto se crea la herramienta que dé soporte al Registro Contable de Facturas, y al objeto de no perturbar en exceso el funcionamiento ordinario, se seguirá el siguiente procedimiento:
El proveedor tiene EL DERECHO a presentar en el registro administrativo las facturas en papel cuyo importe sea igual o inferior a 5.000 €. Por lo tanto, si el proveedor presenta sus facturas en los registros de la Universidad (Rectorado o auxiliar de Rabanales), o en los demás registros contemplados en la Ley 30/1992, se les dará registro de entrada y se enviarán a los destinatarios de las mismas que conste en la factura, el cual, una vez conformada y decretada, debe remitirla sin dilación al Servicio de Gestión Financiera y Presupuestaria, al Servicio de Gestión Económica de la Investigación o al Servicio de Contratación y Patrimonio, según proceda, por el procedimiento habitual (cumplimentando los correspondientes impresos de remisión de facturas).
Si recibida una factura entregada por un proveedor en el Registro administrativo no se es conforme con la misma, deberá devolverse al proveedor a través del Registro General para que quede constancia del motivo del rechazo de la misma.
Con esto, en el registro administrativo, quedará reflejada la entrada o salida de cualquier factura.
No obstante, si el proveedor prefiere u opta por entregar la factura directamente a la persona que le ha hecho la petición o al responsable de la unidad de gasto correspondiente, se procederá como hasta ahora, enviándolas al Servicio de Gestión Financiera y Presupuestaria, al Servicio de Gestión Económica de la Investigación o al Servicio de Contratación y Patrimonio que, una vez recibidas, serán los encargados de enviarlas al registro administrativo para su registro de entrada, antes de pasar al proceso de contabilización y pago.